組織機構運營的統一性正日趨淡化，無論是私營還是公共部門，一些典型的機構正在向非集中化方向發展。即使是從事同一個項目的員工也可能遠離其他人員，他們在不同的地方甚至在家里進行工作。員工分散后如何獲取信息和協調工作？

    電子郵件、互聯網、組織機構內部網和低成本的寬帶無疑給共享數據提供了方便。但是，員工還需要實時話音交流，尤其是在協商討論、匯報緊急情況和與客戶交流時更不可缺少。即時的短信和笑靨表情符號并不能替代與電話另一端的語言交流。為進行有效溝通，員工通信必須采用最適合特定時間、同事和客戶的介質。

許多公司發現傳統的電話系統不僅維護費用昂貴，而且在支持員工分散工作的功能方面具有局限性。為使所有通信暢通無阻，IT管理員現在開始部署基于IP的公司電話系統-- IP PBX。這些系統可以完全將話音通信集成到公司的數據網絡中，從而建立能夠連接分布在全球各地辦公地點和員工的統一話音和數據網絡。

本文將介紹IP PBX如何改善擁有多個辦公地點的組織機構的通信方式，并概述選擇IP PBX 系統的標準。

IP PBX：保持各辦公地點之間的一致性

沒有IP PBX系統，一個辦公地點分散的組織機構就無法最大限度地提高工作效率。員工每天都會碰到一些普遍問題，比如無法在各辦公地點之間完成簡單的呼叫轉移，而這項功能可以避免用戶重新給另一個辦公地點打電話。有時員工還會在將公司電話功能擴展到其他辦公地點時受到限制。例如，為什么各辦公地點無法使用相同的電話系統功能，比如語音留言、公司通訊簿和公司總部提供的呼叫人ID？如果員工登錄公司網絡就可以接收來自任一辦公地點的電子郵件，但為什么他們不可以通過一個號碼就能接聽所有電話，而無論在哪一個辦公地點？

老式的PBX辦公電話系統無法解決這些問題。這種系統缺乏靈活性，用途單一，而且價格昂貴。雖然數據網絡可能已經連接了多個辦公地點，但老式的PBX 系統需要單獨的話音網絡（專線）。每條專線都是專用的，而且按距離計費，即使它只連接一個只有少數人員的辦公地點，每月也會有幾百或數千美元的費用。另外，升級和管理老式的PBX 系統以及增加必要的業務應用都非常耗時，而且成本不菲，這一切使組織機構通常不得不放棄這些打算，從而造成通信能力的受損。

IP PBX采用了一種截然不同的概念來解決連接公司多個辦公地點的難題。從本質上講，IP PBX將語音會話和消息轉換成可以在數據網絡上收發的數據包。每個電話在集成的話音數據網絡上都有自己的地址：話音可以傳遞到數據到達的任何地方。利用數據網絡，IP PBX系統能夠減少組織機構的長途通信費。IP PBX系統使用費用最低的通信路由，并通過組織機構已有的數據網絡將各個辦公地點連接起來，組成無需交納長途話費的"虛擬連線"。

有了IP PBX系統，遠程辦公地點的用戶、家庭辦公人員和無線網絡用戶都可以像他們在公司總部一樣撥打和接聽電話。任何一個辦公地點的每個員工都可以使用相同的電話功能，而且員工所使用的語音留言、公司通訊簿、呼叫人 ID信息和新一代辦公電話的其他功能都和公司總部一樣。

更加貼近客戶

由于IP PBX系統支持將全球多個辦公地點的員工連接起來的集中式通信系統，因此有助于改進客戶服務水平并提高客戶的親和度。IP PBX系統提供統一的撥號計劃，只要撥打四位數的分機號碼就可以將呼叫轉移到全球任何地方的另一個辦公地點。這個方法使分散辦公的公司在行為上表現得就像是只有一個辦公地點的高度統一的實體。

更重要的是，IP PBX系統消除了怠慢客戶并給客戶造成損失的風險，因為他們不必像過去那樣先掛機然后撥打另一個辦公地點的電話才可以進行業務交流。在員工應答客戶呼叫前，IP PBX系統可以在員工的計算機屏幕上顯示該客戶的相關記錄，從而提供更出色的實時客戶服務。這種計算機電話集成(CTI)工具對金融機構、汽車經銷商和設有呼叫中心的組織機構具有無比重要的價值。

IP PBX系統還加強了員工之間的溝通交流。IP PBX系統使員工之間的通信暢通無阻，而且費用經濟合理。過去，遠程辦公地點的員工，尤其是在分公司辦事處和在家辦公的員工經常抱怨通信交流不及時，或者自己成為不了解關鍵業務信息的"局外人"。IP電話系統解決了他們的后顧之憂。每個使用該系統的用戶可以在同一時間獲得信息。

多個用戶可以同時收到語音留言，這與他們接收工作組電子郵件的方式相同。服務代表可以向客戶服務小組傳達對服務滿意的客戶的語音留言；銀行經理可以通過轉發消息把即將執行的貸款利率通知到所有分行的信貸員。IP PBX支持電子郵件的語音協議（VPIM）的工業標準，從而使不同辦公地點的用戶即使使用不同供應商的消息系統也能輕松交換話音消息。

減輕系統管理的負擔

組織機構經常驚奇地發現電話系統管理（系統管理、更新和故障排除，以及監控呼叫費用和幫助用戶）實際支出的費用非常龐大。當系統需要專家管理時，尋找和挽留合格的管理員的費用也非常昂貴。

最佳的IP PBX系統在設計上能為普通IT 技術人員提供直接的一條龍管理，使組織機構可以利用現有的技術人才。管理員通過使用網絡瀏覽器遠程管理多個辦公地點的系統，包括從總部、其他辦公地點，甚至從家里進行管理。完美的IP PBX 網絡瀏覽器接口還為每個系統用戶提供一個隔離區。用戶可以利用它來定制首選項以及快速方便地移動、添加或更改他們的電話，無需請IT人員支持或者等待技術人員上門服務。員工只要將IP電話或便攜式電腦插入寬帶并連接到總部網絡，就可以在家中或者在路上工作。這種電話保留所有的定制功能。

傳統的電話網絡不利于組織結構和技術的調整，而集成的話音和數據網絡則可以促進組織結構和技術的變革。

卓越性能的標準

如果IP-PBX能支持多辦公地點的通信，新系統就不會要求公司降低要求。系統必須達到或者超過老式PBX 系統的基本功能和可用性。

新的IP PBX系統具有老式PBX系統的呼叫處理和相似的電話機功能，包括多個多級自動化服務、語音信箱、群呼、呼叫詳細資料報告等功能，以及傳統的多線路接口的電話機功能。

獨立于數據網絡的Windows NT操作系統運行的實時操作系統必不可少。這確保即使在出現網絡服務器和PC崩潰的時候電話服務不會中斷。獨立的操作系統還保護IP PBX不受Windows影響和病毒攻擊。

為進一步保護新的話音網絡的安全，IP PBX供應商應當提供切合實際的解決方案，比如網絡邊緣防火墻、服務器和客戶機的嵌入式防火墻，以及控制訪問的交換機。IP PBX還應當支持無線局域網和安全的無線訪問功能。

選擇合適的IP PBX系統

對于已經擁有老式PBX 系統的組織機構來說，首先應考慮IP PBX是否能與之共存。可以嵌套在老式PBX 系統下的IP PBX能夠為較少需要集成話音數據的辦公地點提供支持，但需要進行大量的更改和費用。IP PBX應當像可堆疊的交換機一樣能容易地插入到以太網數據網絡，不僅在每個網絡層上提供服務質量(QoS)，而且在包含多個供應商路由器的網絡上也支持QoS。這些服務質量允許組織經濟合理地集成語音和數據網絡，而不會由于添加網絡硬件和軟件、部署新網線或者升級重要組件而產生大量費用。

此外，IP PBX應當方便而且經濟合理地與不同的網絡系統和應用程序集成。這只有在IP PBX采用行業標準和開放式應用編程接口(API)時才能實現。使用基于標準的軟件連接多個辦公地點和遠程用戶并增加功能的IP PBX可以加速部署并極大降低成本。具有TAPI/WAV API的IP PBX能為呼叫中心節省時間和費用，并且提供統一消息和其他新應用。

投資適當的IP PBX系統將給組織機構帶來快速和持久的回報。利用IP PBX 的實時通信功能，相隔遙遠的員工可以通過易于使用和管理的免費話音服務暢通無阻地進行通訊交流，工作效率提高了，經營成本就會下降。組織機構的服務將更貼近其客戶，從而提高客戶滿意度并增加收入。

這不是一個魔術，而是一道算術題：分散式組織機構擁有的辦公地點或話音應用越多，使用IP PBX系統改進其通信所降低的經營成本就越多。